Föreningar & utbildning · Hela Sverige

System för föreningar

Medlemsregistret ärvs mellan kassörer, anmälningarna kommer in via fyra kanaler och närvaron ligger på papper i en väska. Vi bygger systemet som överlever ett styrelsebyte — och som gör bidragsunderlaget till en knapptryckning.

Boka kostnadsfri genomgång → Se vad vi bygger
Kostnadsfri kartläggning I drift på 1–6 veckor Överlever styrelsebyten Anpassas efter er

M1 Igenkänning

Allt fungerar.
Tills någon slutar.

En förening drivs av folk som gör det vid sidan om. Det fungerar förvånansvärt bra — ända tills den som höll ihop registret flyttar, och nästa person får börja om från ett kalkylark ingen längre förstår.

Prata med oss →
  • 01
    Medlemsregistret ärvs som en fil

    Det skickas vidare till nästa kassör, med kolumner ingen minns syftet med och rader som borde ha tagits bort för länge sedan.

  • 02
    Anmälningar kommer in på fyra sätt

    Mejl, ett formulär, ett meddelande i en grupp och en lapp på träningen. Någon ska sedan samla ihop dem till en lista.

  • 03
    Närvaron ligger på papper

    Ledarna prickar av i ett block. Ska det bli ett bidragsunderlag krävs att någon knappar in en hel termin i efterhand.

  • 04
    Ingen vet säkert vilka som betalat

    Avgifterna stäms av manuellt mot kontoutdraget, och påminnelserna skickas av den som orkar.

  • 05
    Ledare byts varje termin

    Med dem försvinner kontaktuppgifter, rutiner och vetskapen om vem som har vilken allergi eller vilket särskilt behov.

  • 06
    Uppgifter om barn ligger utspritt

    I mobiler, i mejltrådar och i delade dokument som fler har tillgång till än någon egentligen tänkt sig.

Ett medlemsregister som ärvs på ett USB-minne
är en förening som börjar om vart tredje år.

Det är därför den här sidan finns

M2 Vad vi bygger

Föreningens minne,
utanför enskilda huvuden

Det här är delarna vi oftast bygger åt föreningar och utbildningsverksamheter. De flesta börjar med registret och anmälan, och lägger till resten efter en termin.

01

Medlemsregister

Medlemmar, grupper och vårdnadshavare på ett ställe, med bara de uppgifter ni faktiskt behöver. Registret tillhör föreningen, inte en person.

  • Medlem och vårdnadshavare
  • Grupp och lagtillhörighet
  • Historik mellan terminer
02

Anmälan till termin

En länk som sprids i alla kanaler och leder till samma formulär. Anmälningarna landar direkt i registret utan att någon för över dem.

  • En kanal i stället för fyra
  • Platsbegränsning och kö
  • Bekräftelse automatiskt
03

Närvaro i mobilen

Ledaren prickar av på plats, på telefonen, på under en minut. Terminens närvaro är sammanställd redan när terminen är slut.

  • Avprickning på plats
  • Per grupp och tillfälle
  • Ingen efterregistrering
04

Avgifter & påminnelser

Vem som betalat och vem som inte gjort det, utan manuell avstämning. Påminnelser går ut automatiskt i stället för när någon hinner.

  • Betalstatus per medlem
  • Automatiska påminnelser
  • Underlag till bokföringen
05

Underlag för bidrag

Närvarostatistiken sammanställs i det format er ansökan kräver. Timmarna som brukade gå åt till att räkna ihop terminen försvinner.

  • Export ur närvaron
  • Format enligt ert krav
  • Klart utan efterarbete
06

Roller & överlämning

Styrelse, kassör och ledare har egna behörigheter som flyttas över på minuter vid byte. Ingen kunskap följer med ut genom dörren.

  • Behörighet per roll
  • Byte utan avbrott
  • Ledare ser sin grupp

Ni behöver inte allt på en gång. Vi börjar med det som tar mest ideell tid hos just er, får det i drift, och bygger vidare därifrån. Se hur det går till under Så går det till.

M3 Vad som ingår

Byggt för att skötas
av ideella krafter

Ett föreningssystem används av folk som gör det på kvällar och helger, utan IT-kunskap och utan tålamod för krångel. Det ställer egna krav.

01

Enkelt nog för en ny ledare

Den som tillträder ska klara sig utan introduktion. Kan systemet bara användas av den som byggde rutinen är det redan förlorat.

02

Extra varsamt med barns uppgifter

Färre fält, tydligare gallring och behörigheter som gör att en ledare ser sin grupp — inte hela föreningen.

03

Full historik

Vem ändrade vad och när. Vid en fråga om en avgift eller en anmälan finns svaret, oavsett vem som satt på posten då.

04

Föreningens uppgifter

Medlemsregister och historik tillhör föreningen som organisation, inte en enskild medlem. Uppgifterna går att ta ut när som helst.

Den tekniska grunden är densamma som i alla våra byggen: riktig databas, inloggning, säkerhetskopior varje dygn och drift inom EU. Hela listan finns under Vad som ingår.

M4 Vad det kostar

Fast pris,
bestämt i förväg

Ett första system — säg medlemsregister med anmälan — kostar mindre än de flesta räknar med. Ska närvaro, avgiftshantering, bidragsunderlag och roller med i samma bygge växer omfattningen, och priset följer den. Vad just ert bygge landar på säger vi efter kartläggningen.

Vi vet att en förening räknar varje krona. Därför lämnar vi priset skriftligt i förväg, och kartläggningen kostar ingenting — säger vi att ni klarar er utan oss har det inte kostat er något att få veta det.

Boka genomgång → Vad avgör priset?

M5 Frågor

Det föreningar
brukar fråga

Pris, ägande och var uppgifterna lagras beskrivs på startsidan. Här är det som gäller föreningslivet.

M1 Vi byter styrelse varje år — vad händer med systemet då? +

Det är precis det problemet systemet ska lösa. Uppgifterna ligger i föreningens system, inte hos den som råkade vara kassör förra året, och behörigheter flyttas över på några minuter när nya förtroendevalda tillträder. Ingen behöver leta efter ett kalkylark på ett USB-minne eller i någons privata mejl. Uppgifterna tillhör föreningen som organisation — inte den som råkar sitta på posten, och inte oss — så bytet av styrelse ändrar ingenting i praktiken.

M2 Hur hanteras uppgifter om barn och vårdnadshavare? +

Med särskild försiktighet, eftersom uppgifter om barn väger tyngre i dataskyddsreglerna än uppgifter om vuxna. Vi går igenom vilka fält som verkligen behövs — ofta färre än man först tror — vem som ska kunna se dem, och hur länge de sparas efter att någon slutat. Ledare ska normalt se sin egen grupp och inget mer. Driften ligger inom EU och vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med föreningen.

M3 Kan vi få ut underlag för bidragsansökan? +

Ja, som export ur närvaroregistreringen. Vi bygger sammanställningen i det format er ansökan kräver, och vilket format det är kontrollerar vi under kartläggningen — kraven skiljer sig mellan förbund och kommuner. Det vi inte utlovar är en färdig, godkänd koppling rakt in i någon annans ansökningssystem. Underlaget blir korrekt och färdigt att lämna in, men själva inlämningen gör ni.

M6 Nästa steg

Visa oss hur en termin
börjar hos er.

Boka en kostnadsfri genomgång på 45 minuter. Ta med hur anmälningarna kommer in, var registret ligger och vad som händer med närvaron när terminen är slut. Vi säger rakt ut vad som går att göra åt det — och vad det skulle kosta.

Boka genomgång → 072-878 01 91